Ein Überblick

Effizientes Product Content Management (PCM)

Vom Datensatz zur spezifischen Information für deine Kunden

Effizient Produkt Content managen – wie kann das gehen?

Die Aufgabe und auch die Verantwortung des Product Content Managements (PCM) gewinnen mit den zunehmenden digitalen Möglichkeiten an Bedeutung und Gewicht. Dabei steht es vor eindrücklichen Herausforderungen: Product Content wird an vielen Stellen für unterschiedliche Funktionen gebraucht. Gleichzeitig wird er nicht zentral erstellt, vielmehr wird er an vielen unterschiedlichen Stellen innerhalb und außerhalb einer Organisation produziert.

Daraus ergibt sich, dass Product Content Management organisationsübergreifend wirken muss und dadurch zu einer komplexen Aufgabe wird.

Wie kann ein effizientes Product Content Management also gelingen?
Ziel eines guten Produkt Content Managements muss sein, Produkt Content so zu verwalten und zu organisieren, dass er für interne Abläufe optimal eingesetzt werden kann und die Kundenerfahrungen verbessert.

Content Formen

Content Arten, ihre Owner und Speicherorte

Content Arten und ihre organisationsübergreifenden Owner und Speicherorte machen Produkt Content Management zu einer komplexen Aufgabe

Marketing produziert Produktbilder und Videos

Produktbilder und Videos werden meistens selbst hergestellt und werden vom Marketing oder Produktmanagement verantwortet.

Marketing, Content Teams oder SEOs verantworten Texte

An unterschiedlichen Stellen werden zu den Produkten Texte oder Textteile benötigt: Produktbeschreibungen für die Produktseite eines Online Shops. Marketingtexte aber auch die Bezeichnung auf den Preisschildern auf der Ladenfläche zählen dazu. Diese Art des Contents entsteht häufig in Marketing oder Content Teams und wird dort verantwortet.

Produktmanagement verantwortet Daten zu Produkteigenschaften

Eine der offensichtlichsten Contentypen eines Produktes sind Produkspezifika Also beispielsweise: Maße, Gewicht, Materialien und Funktionen.

Diese Daten werden möglicherweise vom Hersteller mit geliefert, werden eigenständig erfasst oder es gibt externe Datenbanken.

Sie werden häufig in einem PIM (Product Information Management) System erfasst und liegt in manchmal in der Verantwortung des Produktmanagers aber möglicherweise weiter weg vom Produkt im Datenmanagement.

Datamanagement verantworten Daten zum Wettbewerb und Markt

In einigen Unternehmen werden auch Daten zum Wettbewerb und dem Markt gesammelt. Es geht beispielsweise um die Preisgestaltung des Wettbewerbs zum Produkt. Die Verantwortung für die Erhebung solcher Daten liegt häufig bei einem "Data Steward" eine Schnittstelle zwischen IT und Fachbereich oder dem Datamanagement.

Kundendienst und Vertrieb weiß über Feedback

Wie verhält sich ein Kunde im Online Shop? Was passiert mit einer Bestellung? Aus welchen Gründen wird ein Kauf zurück gesendet? Wie wird das Produkt bewertet? Welches Feedback gibt der Kunde beim Kundenservice oder dem Vertrieb. Diese Daten sind auch unmittelbar an das Produkt geknüpft und sind auch Teil des Produkt Contents. Diese Daten werden häufig durch externe Systeme erfasst. Owner sind häufig technische Abteilungen.

Komplzierter wird es mit Feedback, das im Gespräch oder nicht digital geschieht. Hier sind Vertrieb oder Kundenservice verantwortlich.

Produktmanager und Compliance verwalten begleitende Dokumentationen

Nach Verantwortungsbereich lassen sich zwei verschiedene Arten von Dokumenten klassifizieren:

Zertifikate und Compliance-Daten: Informationen über Zertifikate, Sicherheitsdatenblätter und Compliance-Dokumente, die für bestimmte Branchen oder Produkte erforderlich sind. Sie liegen häufig in der Verantwortung des Compliance Bereichs.

Anleitungen und Dokumentationen: Beispielsweise Benutzerhandbücher, Installationsanleitungen und technische Dokumente. Sie liegen häufig in der Verantwortung des Produktmanagers.

Marketing Teams verantworten die Meta-Daten

Suchmaschinen-optimierte Informationen wie Meta-Titel und -Beschreibungen, Keywords und Tags, die die Auffindbarkeit des Produkts im Internet verbessern liegen in der Verantwortung der SEO Experten, die häufig Teil eines Marketing Teams sind.

Verantwortung PCM

Welche Aufgaben umfasst das Product Content Management

Datenerfassung und -pflege

PCM umfasst die systematische Erfassung und Pflege von Produktinformationen. Dies beinhaltet die Aktualisierung von Daten, das Hinzufügen neuer Produkte und das Entfernen veralteter Informationen. Automatisierte Tools und manuelle Eingaben werden kombiniert, um die Datenqualität zu gewährleisten.

Zentralisierung von Produktdaten

Eine zentrale Datenbank ist das Herzstück eines effektiven PCM-Systems. Sie ermöglicht es, alle Produktinformationen an einem Ort zu speichern, zu verwalten und zu aktualisieren. Dies schafft eine einzige, verlässliche Quelle der Wahrheit, die für alle Abteilungen zugänglich ist.

Standardisierung und Konsistenz sicherstellen

Standardisierte Produktinformationen sorgen für Konsistenz über alle Vertriebskanäle hinweg. Dies umfasst die Festlegung von Standards für Produktbeschreibungen, technische Spezifikationen und andere relevante Daten, um eine einheitliche Darstellung sicherzustellen.

Multichannel-Verteilung

PCM ermöglicht die Verteilung von Produktinformationen über verschiedene Kanäle hinweg, darunter Online-Shops, Marktplätze, soziale Medien und physische Geschäfte. Dies stellt sicher, dass Kunden auf allen Plattformen die gleichen, konsistenten Informationen erhalten.

Integration in andere Systeme

Eine nahtlose Integration von PCM-Systemen mit anderen Unternehmenssystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und Content Management Systemen (CMS) ist entscheidend. Dies ermöglicht den reibungslosen Austausch von Informationen und erhöht die Effizienz der Geschäftsprozesse.

Compliance und Governance

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Produktinformationen den gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien entsprechen. PCM-Systeme helfen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen und die Datenintegrität zu wahren.

Erstellung und Ausspielung von Produktinformationen an den Kunden

Die Erstellung und Ausspielung von Produktbeschreibungen und anderen Produktinformationen wie Preisschildern sind zentrale Elemente des Produkt Content Managements (PCM). Diese Tätigkeiten haben einen erheblichen Einfluss auf die Kundenerfahrung, die Markenwahrnehmung und letztendlich auf den Verkaufserfolg.

Gestaltungsspielraum eines effizienten Produkt Content Managements

Die Ausgestaltung verschiedener Faktoren ist sehr individuell und hängt von der Ausgangslage und der Zielstellung der Unternehmen ab. Es ist aber ratsam die einzelnen Fragestellungen zu Prozessen, Rollen, Technologien und der Organisationsstruktur für sich zu beantworten.

Prozesse

Zentrale Überlegung: Wie kann der gesamte Lebenszyklus der Produktdaten – von der Erfassung über die Pflege bis hin zur Content Format Erstellung und Verteilung – so optimiert werden, dass er effizient und fehlerfrei abläuft?

Beispiel: Implementierung automatisierter Workflows zur Produkttexterstellung, Qualitätssicherung, Optimierung und Verteilung.

Rollen und Zuständigkeiten

Zentrale Überlegung: Wie können klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten definiert werden, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe im PCM-Prozess von der am besten qualifizierten Person oder Abteilung erledigt wird und Entscheidungen für die Aufgabe als ganzes getroffen werden kann?

Beispiel: Einrichten eines zentralen PCM-Teams, das als Ansprechpartner für alle Fragen zur Verwaltung und Steuerung aller Produktinformationen dient.

Tools und Technologien

Welche Tools und Technologien bieten die beste Unterstützung für die Verwaltung und Erstellung von Produktinhalten und lassen sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren?

Beispiel: Die Auswahl eines geeigneten PIM Systems liegt nahe. Aber auch für die Content Erstellung und deren Governance muss eine adäquate Tool Auswahl erfolgen. Also für alle Schritte im Product Content Management muss die Toolfrage bestehen.

Organisationsstruktur

Zentrale Überlegung: Sollte das PCM zentralisiert oder dezentralisiert organisiert werden, um die bestmögliche Balance zwischen Kontrolle, Konsistenz und Flexibilität zu erreichen?

Beispiel: Entscheidung für eine zentrale PCM-Organisation, die standardisierte Datenformate und -prozesse etabliert, um eine einheitliche Produktdarstellung über alle Kanäle hinweg zu gewährleisten.

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